ASSISTANT ADMINISTRATIF
Externalisez …
Prenez un assistant administratif !
Confier des services à une tierce personne, pourquoi pas ? Mais avec l’assurance d’un travail fait selon vos critères !
French Office propose un service de secrétariat avec en prime un logiciel de suivi des opérations réalisées.
Voici les principales missions que peut effectuer votre assistant administratif (ou votre assistante) :
- Gestion des chèques de vos clients.
- Envoi de courriers simples ou recommandés.
- Règlement des factures.
- Relances des paiements auprès de vos clients.
- Saisie et gestion de dossiers.
En plus de l’administratif, vous pouvez aussi externaliser votre support clientèle de premier niveau, comme l’accueil téléphonique en votre nom et le support client par email.
UN SECRÉTARIAT POUR GÉRER VOTRE ADMINISTRATIF
Les courriers sont reçus et traités chaque jour du lundi au vendredi dans notre centre de télésecrétariat.
Des processus stricts sont en place afin d’assurer une qualité, une sécurité et une confidentialité maximum.
Votre assistant administratif prend en charge vos courriers et les traite en fonction de votre besoin.
Parmi les prestations de télésecrétariat administratif que nous proposons, nos clients apprécient la réception des chèques et la dépose en banque, le paiement et classement des factures, la numérisation des documents, la vérification et la relance des pièces de dossiers, mais aussi l’affranchissement et l’envoi de courriers.
Le traitement par un assistant administratif peut être réalisé régulièrement ou au coup par coup.
Vous pouvez nous mandater à tout moment à travers votre back office.
Nous proposons aussi un logiciel de téléphonie et de fax en ligne que vous pouvez utilisez sous forme d’abonnement, ou de façon ponctuelle. Si vous avez des besoins particuliers, faites-nous en part, nous trouverons votre assistant administratif personnel qui puisse effectuer les tâches selon votre souhait.
French Office est l’alternative idéale au recrutement : plus économique, plus flexible et plus sûr !
FACTURES & PAIEMENTS
Le traitement des chèques et des factures est une mission quotidienne de nos secrétaires.
Les opérations de paiement sont importantes, la plus grande attention est apportée lors de ces tâches : une double vérification est incluse systématiquement dans nos processus. De votre côté, vous pouvez contrôler le bon déroulement des actions demandées.
Un compte-rendu du travail de votre assistant administratif est disponible en ligne.
DÉPÔT DE CHEQUES
Vos clients vous paient par chèque ?
Vous voulez sous-traitez la dépose en banque ?
Le règlement par chèque reste un moyen très utilisé par les entreprises Françaises.
Les chèques réceptionnés dans nos locaux pour le compte de votre société seront scannés et visualisables sur Internet. Vous demandez un encaissement automatique dès réception ou vous organisez les encaissements au fur et à mesure. De plus, il est possible que vos clients vous réclament un paiement en plusieurs fois avec plusieurs chèques dans un même courrier. Lorsque nous recevons plusieurs chèques dans un seul pli, nous pouvons séquencer la remise en banque afin que les paiements des clients soient échelonnés.
Ces opérations de remise en banque sont faites à partir des ordres que vous passez sur le logiciel en ligne.
Les chèques sont directement adressés à votre banque par nos assistants.
Vous aurez au préalable renseigné vos informations bancaires (compte et titulaire). L’envoi vers votre banque est réalisé par un assistant administratif selon un mode sécurisé et vous aurez un code de suivi si vous voulez vérifier la bonne réception des chèques par votre organisme bancaire.
PAIEMENT DES FACTURES
Vous voulez un assistant administratif et personnel pour payer vos fournisseurs ?
Il est fort probable que, la plupart du temps, vos fournisseurs soient réglés par Carte Bancaire, virement, ou prélèvement.
Toutefois, lorsqu’un fournisseur souhaite un paiement par chèque, French Office peut vous aider à effectuer le règlement.
En ligne, il vous suffit de cliquer sur le bouton de demande de paiement en face de la facture correspondante.
Le ou la secrétaire en charge de votre dossier procédera au règlement par chèque en votre nom – il faut au préalable que votre compte French Office soit suffisamment créditeur. Le compte bancaire utilisé pour le paiement sera celui de French Office. Et vous aurez un débours débité du solde de votre compte French Office.
Nous assurons également la prestation de « personal shopper ».
C’est-à-dire que votre assistant administratif et personnel achète en votre nom des articles. C’est un service utile pour les étrangers qui veulent commander des produits en France ou en Europe sur des sites marchands qui n’acceptent pas les cartes bancaires non Européennes.
Pour ce service, vous créditez au départ et par virement le montant de votre achat majoré de nos frais de services. Vous indiquez l’adresse URL de la commande à passer en précisant bien les références avec éventuellement taille, couleur, etc…
COURRIERS & TRAITEMENTS
French Office assure l’envoi de courriers en nombre ou personnalisés.
Nous pouvons imprimer vos flyers, les mettre sous pli ou envoyer sur-demande un courrier simple ou recommandé.
PUBLIPOSTAGE
Lors d’une campagne publicitaire ou pour des traitements récurrents, nous traitons pour vous les expéditions massives de courriers.
Envoi de catalogues ou de mailing, contactez-nous pour un devis !
Nous pouvons imprimer des flyers, inclure des catalogues ou des brochures dans vos campagnes d’envois postaux. Il nous arrive aussi d’imprimer des livrets (mémoires ou thèses). Pour tous les envois en masse, vous nous fournissez un fichier formaté avec les noms et les adresses de vos destinataires en France.
Des champs de personnalisation sont aussi possibles – avec un code remise par exemple.
ENVOI UNITAIRE
Vous déposez votre courrier pdf dans votre accès en ligne. Pas besoin de vous déplacer !
Et le document est imprimé, mis sous pli et affranchi.
Votre courrier peut contenir une ou plusieurs pages. L’impression peut être en noir et blanc ou en couleur.
Les modes d’envois sont multiples.
Cela va de l’affranchissement économique – type lettre verte – à l’envoi en recommandé avec avis de réception en passant par le mode prioritaire ou suivi.
C’est vous qui cliquez ! Et c’est nous qui opérons !
RELANCE DES IMPAYÉS
French Office relance vos clients pour obtenir le paiement des factures impayées. Vous saisissez en ligne les informations de votre client et vous déposez les factures à régler. La procédure de relance est effectuée à l’amiable à travers des emails puis un courrier recommandé. Deux appels téléphoniques sont programmés afin de s’assurer que le client a bien pris connaissance de l’avertissement.
Sans réponse favorable du client, nous pouvons saisir le tribunal administratif et cela permet de venir à bout des défauts de paiement dans la plupart des cas.