NUMÉRISATION DU COURRIER
La numérisation du courrier et des documents est un service intégré à nos prestations. Avec un abonnement courrier, tous les documents reçus dans nos locaux (courriers, dossiers, coupons, chèques, contrats, etc) pourront être entièrement numérisés.
Ainsi, vous pouvez visualiser le scan de vos papiers où que vous soyez :
- Les courriers entrants sont scannés en fonction de votre formule mensuelle.
- Vous retrouvez la numérisation du courrier en ligne et vous pouvez aussi rajouter vos propres documents.
- Toute la numérisation est alors sur le Cloud, vous pouvez organiser les fichiers et utiliser l’outil de recherche.
ARCHIVAGE & DÉMATÉRISATION DU COURRIER
La dématérialisation est bien plus qu’une tendance, c’est un passage obligé pour toutes les activités professionnelles.
Toutefois, il reste encore des courriers et certains autres supports importants tels que contrats, dossiers, chèques, etc…
Avoir un seul espace virtuel rassemblant les documents numériques qui arrivent par e-mail ou dans les back office, et les papiers gérés par chaque entreprise est désormais possible.
Chez French Office, nous réunissons les deux services.
D’une part, nous pouvons scanner systématiquement les lettres qui arrivent pour vous.
D’autre part, nous mettons à disposition un outil web de gestion documentaire pour stocker vos documents digitalisés.
Ainsi, vous retrouvez sur un même back office, la numérisation du courrier postal, mais aussi le scan de vos propres dossiers papier et les documents numériques que vous avez téléchargés.
NUMÉRISATION DU COURRIER ENTRANT
Il existe trois types de numérisation du courrier entrant
- La numérisation systématique : Chaque enveloppe reçue est ouverte, et le contenu est scanné.
- La numérisation sélective : Les enveloppes sont toutes scannées et c’est vous qui faites le choix des courriers à ouvrir et à numériser en établissant une demande en ligne.
- La demande au coup par coup : Vous n’avez aucune numérisation automatique et vous établissez vos demandes au compte goûte (lors de la réception d’un courrier recommandé par exemple).
Avec un abonnement qui inclut la numérisation, vos enveloppes sont ouvertes et le contenu est scanné dès la réception. Vous retrouvez immédiatement en ligne le visuel des documents contenus dans vos courriers.
Ce sont des fichiers .jpg à lire en ligne mais vous pouvez également télécharger le format .pdf.
Vous pouvez alors imprimer le document, le classer sur un Cloud, sur votre ordinateur ou dans notre espace de stockage virtuel. Vous pouvez aussi modifier le titre et ajouter un commentaire.
Une option de configuration permet aussi de recevoir directement les images des courriers par email à chaque arrivée de courrier.
Les clients apprécient la numérisation du courrier postal car elle leur permet d’archiver facilement tous leurs documents de manière digitalisée. Ils peuvent les visualiser de n’importe où et les transmettre aisément à leurs correspondants (associés, cabinets comptables, collègues, etc).
Notre outil de recherche en ligne à partir d’un mot clé permet de retrouver un ancien document déjà classé.
COLLECTEUR DE DOCUMENTS
Comment retrouver et regrouper vos documents déjà numérisés ?
Notre collecteur de documents » Docamee » est un assistant virtuel qui va chercher sur différents sites web, les documents que vous souhaitez regrouper.
Les factures de vos fournisseurs, les contrats avec vos assurances, les relevés de banque et tout autre document stockés dans un compte en ligne peuvent être téléchargés.
Les clients apprécient surtout la récupération automatique des factures fournisseurs une fois par mois.
Ainsi, il n’est plus nécessaire d’aller sur le site web des opérateurs téléphoniques, des marchands web tels que Amazon, Priceminister ou autre. « Docamee » s’occupe de tout pour vous et vous retrouvez directement dans votre espace en ligne le cumul des factures mensuelles.
Rien de plus facile ensuite de transmettre toutes les factures digitales à votre service comptabilité.
L’assistant virtuel intelligent Docamee est inclus dans tous nos abonnements. Vous pouvez l’utiliser gratuitement avec les sites sélectionnés. Il suffit de saisir votre identifiant et mot de passe dans le système crypté. Ensuite, il n’y a plus rien à faire, les documents vont arriver automatiquement dans votre boîte de réception !